W sprzedaży sporo czasu zajmują czynności wykonywane wokół samej rozmowy z klientem. Dodanie nowej firmy do bazy, przygotowanie oferty, uzupełnienie danych, napisanie wiadomości, znalezienie historii zakupów czy sprawdzenie, co jeszcze można zaproponować obecnemu klientowi.

Każda z tych czynności trwa chwilę. Problem zaczyna być widoczny, kiedy handlowiec wykonuje je wielokrotnie każdego dnia, korzystając przy tym z CRM, skrzynki mailowej, dokumentów, arkuszy i innych aplikacji.

Dobrze skonfigurowany system CRM pozwala znaczną część tej pracy skrócić. Zoho CRM można dopasować do konkretnego procesu sprzedaży i połączyć z narzędziami, z których korzysta firma. Dzięki temu handlowiec pracuje na danych zgromadzonych w jednym systemie i wykorzystuje je na kolejnych etapach procesu.

Poniżej pokazujemy pięć praktycznych zastosowań Zoho CRM, które wykorzystujemy również w naszej codziennej pracy.

Proces sprzedaży często zaczyna się od dodania nowej firmy do CRM. Nazwa, NIP, ulica, kod pocztowy, miejscowość i pozostałe dane trafiają następnie do kolejnych dokumentów oraz procesów.

Ręczne uzupełnianie tych informacji przy każdym nowym koncie zabiera czas i zwiększa ryzyko literówek albo niekompletnych rekordów.

W Zoho CRM można wdrożyć integrację z GUS, dzięki której handlowiec wpisuje NIP firmy, a system pobiera dostępne dane i uzupełnia odpowiednie pola w rekordzie. W naszym przypadku służy do tego przygotowana przez zespół wdrożeniowy funkcja aktualizacji danych z GUS.

Po wpisaniu NIP-u otrzymujemy uzupełniony rekord firmy, który można od razu wykorzystać w dalszej części procesu sprzedaży.

Takie rozwiązanie ma znaczenie również z perspektywy jakości bazy CRM. Jeżeli dane są uzupełniane według jednego schematu, łatwiej później wykorzystać je do segmentacji, raportowania, przygotowywania ofert czy integracji z innymi systemami.

Przy wdrożeniu Zoho CRM warto więc spojrzeć na proces dodawania klienta szerzej. Dobrze przygotowany formularz, właściwe pola, walidacja NIP-u oraz pobieranie danych z zewnętrznego źródła mogą skrócić pierwszą czynność wykonywaną przez handlowca przy praktycznie każdym nowym kliencie.

Klient jest już w bazie. Rozmowa przebiegła dobrze i pojawia się prośba o ofertę.

W wielu firmach właśnie wtedy zaczyna się przenoszenie informacji pomiędzy aplikacjami. Handlowiec otwiera dokument ofertowy, kopiuje nazwę firmy, adres, NIP, dane osoby kontaktowej, dodaje produkty, wpisuje ceny, ustala warunki płatności i przygotowuje dokument do wysyłki.

Duża część tych informacji znajduje się już w CRM.

Zoho CRM pozwala przechowywać oferty i powiązać je z konkretną firmą oraz szansą sprzedażową. Sam proces można również rozbudować o indywidualny kreator oferty dopasowany do sposobu sprzedaży w danej organizacji.

W Sales Insiders korzystamy z rozwiązania, które pobiera z CRM dane klienta i przenosi je bezpośrednio do kreatora. Handlowiec może następnie określić między innymi produkty, liczbę licencji, cenę, okres obowiązywania, warunki płatności, walutę czy dodatkowe uwagi.

System wykorzystuje informacje, które zostały już wcześniej zapisane przy firmie, kontakcie i szansie sprzedażowej.

Na końcu powstaje gotowy dokument PDF zgodny z przyjętym wzorem oferty.

Kreator można dostosować do konkretnego modelu biznesowego. Innych pól potrzebuje firma sprzedająca abonamenty lub licencje, innych producent, dystrybutor czy organizacja rozliczająca projekty według godzin pracy. Podobnie wygląda kwestia języka, walut, rabatów, terminów ważności czy elementów wizualnych dokumentu.

Dlatego podczas wdrożenia Zoho CRM warto przeanalizować również etap ofertowania. CRM posiada już dane potrzebne do przygotowania dokumentu, więc dobrze zaprojektowany proces pozwala wykorzystać je ponownie i przyspieszyć pracę całego zespołu sprzedaży.

Gotowa oferta wymaga jeszcze wysłania do klienta.

Zoho CRM może połączyć komunikację mailową z rekordami klientów, kontaktów i szans sprzedażowych. Dzięki temu handlowiec ma dostęp do korespondencji w tym samym miejscu, w którym sprawdza historię sprzedaży, aktywności i pozostałe informacje o kliencie.

W praktyce po przygotowaniu oferty można przejść bezpośrednio do wiadomości, dodać dokument i wysłać go do właściwej osoby.

Dużym usprawnieniem są również szablony e-maili.

W sprzedaży wiele wiadomości ma podobną strukturę. Mail po spotkaniu, wysłanie oferty, podsumowanie ustaleń czy kolejny kontakt po wcześniejszej rozmowie zwykle opiera się na określonym schemacie. Szablon pozwala przygotować podstawową treść wcześniej, a przed wysyłką dopasować ją do konkretnego klienta.

CRM posiada już dane odbiorcy, informacje o firmie oraz historię kontaktu. Handlowiec może więc skupić się na treści istotnej w danej rozmowie. Istotna jest również historia komunikacji. Wysłane wiadomości i odpowiedzi mogą być dostępne przy rekordzie klienta razem z telefonami, spotkaniami, ofertami i innymi aktywnościami.

Ma to szczególne znaczenie, gdy przy jednym kliencie pracuje więcej osób. Kolejny handlowiec lub manager może sprawdzić przebieg relacji bez szukania informacji w prywatnej skrzynce konkretnego pracownika.

Dobrze skonfigurowany CRM dla sprzedaży powinien wspierać właśnie taki model pracy. Dane klienta, oferta, aktywności i komunikacja tworzą wspólną historię, którą można wykorzystać podczas kolejnych kontaktów.

CRM pomaga również wtedy, gdy firma ma już rozbudowaną bazę klientów.

W Zoho CRM można sprawdzić historię szans sprzedażowych, kupione produkty, wykorzystywane usługi, licencje oraz pozostałe informacje zapisane w procesie obsługi klienta. Te dane mogą być punktem wyjścia do cross-sellingu oraz upsellingu.

Załóżmy, że klient korzysta już z Zoho CRM. W systemie widzimy posiadany wariant, liczbę licencji, wcześniejsze transakcje i inne produkty, które kupił. Na tej podstawie możemy ocenić, czy warto porozmawiać o rozszerzeniu obecnego rozwiązania albo o aplikacji uzupełniającej proces, który klient już realizuje.

Podobnie działa cross-selling. Firma korzystająca z CRM może w pewnym momencie potrzebować zaawansowanej analityki, automatyzacji marketingu, systemu obsługi zgłoszeń lub narzędzia do zarządzania projektami.

Informacje zgromadzone w CRM pomagają wskazać klientów, u których taka rozmowa ma biznesowe uzasadnienie.

Z perspektywy managera sprzedaży baza obecnych klientów staje się dzięki temu źródłem kolejnych szans. Można tworzyć widoki i segmenty według posiadanych produktów, wersji licencji, dat zakupu, wartości transakcji czy innych informacji istotnych dla konkretnego modelu sprzedaży. Handlowiec otrzymuje wtedy konkretną grupę klientów, do których warto wrócić z określonym tematem.

CRM daje tutaj jeszcze jedną ważną przewagę: kontekst.

Przed kontaktem można sprawdzić wcześniejsze rozmowy, transakcje, aktywności i zakres współpracy. Dzięki temu propozycja może wynikać z aktualnej sytuacji klienta oraz historii relacji z firmą.

Piąty przykład dotyczy wykorzystania narzędzi AI do pracy na danych zgromadzonych w CRM.

Zoho MCP umożliwia połączenie narzędzia wykorzystującego sztuczną inteligencję z aplikacjami Zoho. Przykładowo: ChatGPT otrzymał dostęp do środowiska testowego Zoho CRM i na polecenie pobrał wskazane rekordy z modułu leadów. Daje to możliwość zadawania pytań dotyczących danych CRM w języku naturalnym.

Zastosowań może być więcej. Analiza leadów, szans sprzedażowych i danych z poszczególnych rekordów może pomóc w przygotowaniu podsumowań, wyszukiwaniu konkretnych informacji czy tworzeniu treści na podstawie danych zapisanych przy kliencie.

Duże znaczenie ma tu konfiguracja uprawnień.

W przykładzie narzędzie może odczytać leady, ale próba ich usunięcia zostaje odrzucona, ponieważ wykorzystane połączenie ma wyłącznie dostęp do odczytu.

Przy wykorzystaniu AI w CRM zakres dostępnych danych i operacji powinien odpowiadać zadaniom, które ma wykonywać użytkownik lub agent. Dzięki temu można świadomie zdecydować, które działania mają być dostępne w danym procesie.

Zoho MCP otwiera w tym zakresie sporo możliwości, szczególnie dla firm, które posiadają już uporządkowane dane w CRM. Im lepsza jakość informacji o klientach, szansach sprzedażowych i aktywnościach, tym więcej kontekstu można wykorzystać podczas ich analizy.

Każdy z opisanych przykładów dotyczy innego momentu procesu sprzedaży.

Najpierw firma trafia do CRM na podstawie NIP-u. Później handlowiec wykorzystuje zapisane dane do przygotowania oferty. Gotowy dokument wysyła z poziomu CRM, a komunikacja zostaje zapisana przy kliencie. Historia sprzedaży może następnie pomóc w znalezieniu okazji do cross-sellingu i upsellingu. Zgromadzone dane mogą być również analizowane za pomocą narzędzi AI połączonych z Zoho CRM przez MCP.

Największy efekt pojawia się wtedy, gdy te elementy tworzą jeden proces.

Handlowiec wykonujący kilkadziesiąt podobnych czynności każdego tygodnia zaczyna oszczędzać czas na każdym etapie. Manager otrzymuje uporządkowane informacje o pracy zespołu, a dane mogą być wykorzystywane ponownie w kolejnych działaniach.

Właśnie dlatego wdrożenie CRM powinno uwzględniać sposób, w jaki firma faktycznie sprzedaje.

Same moduły i pola są początkiem. Kolejny krok obejmuje automatyzacje, integracje, walidacje, szablony, dokumenty, raporty i funkcje dopasowane do pracy konkretnego zespołu.

Przed rozpoczęciem wdrożenia warto przejść przez cały proces sprzedaży od momentu pozyskania leada do zakończenia transakcji oraz dalszej obsługi klienta.

Wtedy szybko widać miejsca, w których informacje są przepisywane, handlowcy korzystają z kilku źródeł danych albo wykonują regularnie te same czynności.

Dla jednej organizacji priorytetem będzie automatyczne pobieranie danych firm. Dla innej przygotowywanie rozbudowanych ofert, integracja CRM z pocztą, raportowanie albo połączenie z systemem ERP. W jeszcze innym przypadku najwięcej czasu może zaoszczędzić automatyzacja procesu kwalifikacji leadów lub pracy po podpisaniu umowy.

Zoho CRM daje szerokie możliwości konfiguracji, dlatego zakres wdrożenia warto ustalać na podstawie rzeczywistego procesu oraz celów zespołu sprzedaży.

Dzięki temu CRM staje się miejscem codziennej pracy handlowca i wspólnym źródłem informacji o relacjach z klientami.

Opisane wyżej funkcje pokazują pięć konkretnych sposobów na usprawnienie pracy w Zoho CRM. Możliwości konfiguracji systemu są znacznie szersze i zależą od tego, jak wygląda sprzedaż w danej firmie.

W Sales Insiders zajmujemy się wdrożeniami Zoho oraz rozwojem istniejących środowisk Zoho. Analizujemy procesy, konfigurujemy system, przygotowujemy automatyzacje, integracje oraz rozwiązania dopasowane do codziennej pracy użytkowników.

Możesz również obejrzeć materiał „5 sztuczek sprzedażowych z Zoho CRM, które pomogą Ci zwiększyć skuteczność sprzedaży”, w którym pokazujemy opisane rozwiązania bezpośrednio w systemie.