Jak wybrać system CRM?

Przeczytaj ten artykuł do końca! Czekają tam materiały do pobrania, które pomogą Ci jeszcze lepiej przygotować się do wdrożenia CRM!

Pierwszym krokiem przed wdrożeniem CRM jest określenie, czego tak naprawdę potrzebujemy. Warto zebrać wymagania od kluczowych interesariuszy, takich jak:

• Sprzedaż – handlowcy i menedżerowie sprzedazy

• Management – średniego i wyższego szczebla odpowiedzialny za przychody

• Marketing – odpowiedzialni za generowanie leadów

• Finanse – zarządzanie fakturami i budżetami

• Obsługa klienta – zespoły Customer Success i wsparcia technicznego

• Logistyka – śledzenie zamówień i dostaw

Dobrym narzędziem do określenia priorytetów jest metoda MoSCoW, która dzieli funkcjonalności CRM na cztery kategorie:

• Must have (musi mieć)

• Should have (powinien mieć)

• Could have (może mieć)

• Won’t have (niepotrzebne na tym etapie)

Dzięki temu możemy skutecznie dopasować system do realnych potrzeb organizacji.

Mając jasno określone potrzeby, możemy przejść do analizy rynku. Kluczowe aspekty przy wyborze systemu CRM to:

• Popularność i renoma dostawcy

• Dostępność lokalnego wsparcia i partnerów wdrożeniowych

• Skalowalność systemu

• Bezpieczeństwo danych

Warto sprawdzić case studies, można też skontaktować się z innymi firmami korzystającymi z danego systemu.

Przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić Proof of Concept (PoC), czyli testowe wdrożenie na ograniczoną skalę. Dzięki temu sprawdzimy:

• Jak CRM wspiera kluczowe procesy

• Jak szybko narzędzie adaptuje się do naszych potrzeb

• Czy integruje się z innymi narzędziami

• Czy jest intuicyjny dla użytkowników

W tej fazie dobrze jest przetestować scenariusze użytkowania i zebrać opinie zespołu.

Cena zakupu CRM to tylko część całkowitych kosztów. Warto skorzystać z kalkulacji Total Cost of Ownership (TCO), która ukazuje realny koszt jaki ponosimy. TCO obejmuje m. in.:

• Koszt licencji

• Koszty wdrożenia

• Wsparcie i utrzymanie systemu przez kilka lat

• Koszt szkoleń dla pracowników

• Koszty ewentualnych integracji

Często okazuje się, że tańsze systemy na starcie mogą generować wyższe koszty w dłuższej perspektywie.

Wybierając partnera wdrożeniowego, warto zwrócić uwagę na:

• Liczbę zrealizowanych wdrożeń,

• Specjalizację w danym systemie,

• Kompetencje zespołu i wsparcie posprzedażowe,

• Referencje od innych firm.

Dobry partner nie tylko wdroży CRM, ale także pomoże zoptymalizować procesy.

Bezpieczeństwo danych to kluczowy aspekt. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić:

• Gdzie przechowywane są dane (np. w centrach danych w Europie czy poza EOG)

• Zgodność z GDPR, NIS 2, DORA i innymi regulacjami

• Dostępność raportów compliance’owych

• Warunki umowy o przetwarzanie danych (DPA – Data Processing Agreement)

Podsumujmy kluczowe kroki, które wymajaną strategicznego podejścia i analizy wielu czynników przy wyborze CRM:

1. Określenie potrzeb biznesowych,

2. Przeanalizowanie rynku i wybór dostawców,

3. Przetestowanie systemu,

4. Oszacowanie rzeczywistych kosztów,

5. Uwzględnienie ekosystemu integracji,

6. Wybór doświadczonego partnera wdrożeniowego,

7. Zabezpieczenie danych i zgodność z regulacjami.

Odpowiednie przygotowanie i wybór systemu CRM zgodnie z powyższymi zasadami pozwoli nie tylko zoptymalizować procesy, ale także zapewnić firmie przewagę konkurencyjną i długoterminowe korzyści.