English

Koszty CRM i marketing automation: jak obniżyć wydatki bez utraty funkcjonalności. Porównanie ZOHO i HubSpot

Planowanie budżetu na kolejny rok zwykle zaczyna się od tych samych obszarów: operacje, zatrudnienie, marketing, IT. Firmy szukają oszczędności, renegocjują umowy, optymalizują koszty stałe. Jest jednak jeden obszar, który bardzo często umyka tej analizie i są to systemy, na których pracujemy każdego dnia.

CRM, narzędzia sprzedażowe i marketing automation są wdrażane stopniowo, moduł po module, licencja po licencji. Na początku wydają się rozsądne cenowo. Dopiero po kilku latach okazuje się, że miesięczny koszt systemów sprzedażowych i marketingowych jest znacznie wyższy, niż ktokolwiek planował.

W tym artykule pokazujemy, dlaczego tak się dzieje, gdzie dokładnie powstają te koszty oraz jak inaczej można podejść do budowy systemu CRM i marketing automation, nie tracąc funkcjonalności, a jednocześnie realnie obniżając wydatki.

Problem, którego wiele firm nie zauważa

W wielu organizacjach narzędzia rosną razem z firmą. Dochodzą nowi handlowcy, nowe kampanie marketingowe, nowe potrzeby raportowe. Każdy kolejny problem jest rozwiązywany osobnym rozszerzeniem, dodatkiem albo nowym modułem.

Z perspektywy użytkownika wszystko „działa”.
Z perspektywy finansowej koszty eskalują, często w sposób niekontrolowany.

Szczególnie widać to w obszarach:

  • sprzedaży (automatyzacje, pipeline’y),

  • marketing automation (rozszerzanie ilości kontaktów, lead scoring, journey),

  • raportowania i analityki.

Dlaczego porównujemy HubSpot i ZOHO

HubSpot i ZOHO to dwie globalne platformy, które rozwiązują dość podobne problemy biznesowe. Obie są stabilne, rozwijane od lat i wykorzystywane przez firmy na całym świecie.

Różnica między nimi nie polega na jakości czy możliwościach technologicznych. Różnica polega na filozofii budowy systemu i modelu kosztowym, a także na zakresie oferowanych produktów. ZOHO obejmuje znacznie szerszy ekosystem aplikacji biznesowych od CRM i marketingu, przez obsługę klienta, finanse, projekty i analitykę, po automatyzacje i narzędzia operacyjne podczas gdy HubSpot koncentruje się głównie wokół sprzedaży, marketingu i customer experience.

HubSpot rozwija się w modelu modułowym. Każdy obszar: CRM, sprzedaż, marketing automation jest osobnym produktem z własnym cennikiem.

ZOHO rozwija się jako ekosystem. CRM, marketing, obsługa klienta, analityka i automatyzacje są projektowane jako elementy jednego środowiska, bardzo często dostępne w standardzie lub w ramach jednego pakietu.

Porównanie zoho i hubspot

Marketing automation: największy generator kosztów

Marketing automation to obszar, w którym różnice kosztowe są najbardziej widoczne.

W modelu modułowym koszty marketingu rosną wraz z:

  • liczbą użytkowników,

  • liczbą kontaktów,

  • zakresem automatyzacji.

W HubSpot pełnoprawne marketing automation wymaga wejścia w wyższy plan, a baza kontaktów marketingowych jest dodatkowo płatna. W miarę jak firma rośnie, koszt marketing automation rośnie szybciej niż skala działań głównie dlatego, że narzędzia są wyceniane per użytkownik, per kontakt i per funkcjonalność.

W ZOHO Marketing Automation liczone jest to inaczej. Cena zależy głównie od liczby kontaktów, a nie od liczby osób w zespole. Użytkownicy są wliczeni w cenę, a automatyzacje i journey builder dostępne są znacznie wcześniej.

To powoduje, że rozwój zespołu nie generuje automatycznie wzrostu kosztów marketingu.

Trzy sposoby korzystania z systemu w ZOHO

ZOHO daje firmom kilka dróg wejścia, w zależności od skali i dojrzałości organizacji.

Pierwsza to wybór pojedynczych aplikacji, np. Zoho CRM, Zoho Desk czy Zoho Marketing Automation. To rozwiązanie dla firm, które chcą zacząć od jednego lub dwóch obszarów.

Druga to pakiety tematyczne, takie jak CRM Plus czy Marketing Plus, które łączą kilka aplikacji w jednym koszcie.

Trzecia, najbardziej kompleksowa to Zoho One. Jest to pełen ekosystem obejmujący CRM, marketing, obsługę klienta, projekty, analitykę, finanse i dziesiątki innych aplikacji, rozliczany w prostym modelu per pracownik.

W wielu przypadkach okazuje się, że Zoho One kosztuje mniej niż samo zestawienie CRM i marketing automation w rozwiązaniach modułowych, a jednocześnie daje znacznie większy zakres funkcji.

Przykład kosztowy: 3 pracowników

Załóżmy bardzo prosty i realny scenariusz: 3 osoby, które aktywnie pracują w systemie marketing automation (kampanie, automatyzacje, lead nurturing).

HubSpot (funkcjonalność porównywalna do ZOHO):

Marketing Hub Professional (automatyzacje, kampanie): ~€800 / miesiąc

Łączny koszt HubSpot:
~€800 / miesiąc
~€9 600 / rok

ZOHO (ta sama funkcjonalność operacyjna):

Zoho Marketing Automation (do 1 000 kontaktów): €22 / miesiąc

Łączny koszt ZOHO:
€22 / miesiąc
€264 / rok

Różnica:
ZOHO tańsze o ok. €778 miesięcznie
Oszczędność – ok. €9 336 rocznie przy tym samym zakresie marketing automation

 

Wszystkie podane w artykule ceny mają charakter orientacyjny i zostały opracowane na podstawie publicznie dostępnych cenników na stronach internetowych HubSpot i ZOHO w 2025 roku. Ostateczne koszty mogą się różnić w zależności od wybranego planu, zakresu funkcjonalnego, liczby użytkowników, kontaktów oraz indywidualnych warunków umowy.

Co dzieje się wraz z rozwojem firmy

Różnice między modelami kosztowymi najbardziej widać w momencie skalowania firmy.

W podejściu modułowym wzrost organizacji oznacza nie tylko nowych użytkowników systemów, ale także nowe procesy, nowe potrzeby operacyjne i kolejne narzędzia. Każdy dodatkowy obszar: sprzedaż, marketing, obsługa klienta, raportowanie czy automatyzacje bardzo często wiąże się z dodatkowymi płatnymi funkcjami, często osobnymi licencjami, dodatkowymi opłatami oraz kosztami integracji między systemami, które nie były uwzględnione na etapie startu.

W podejściu ekosystemowym większa część tych potrzeb jest obsługiwana w ramach jednego środowiska. W takim modelu, gdy firma korzysta z pełnego ekosystemu, rozwój organizacji sprowadza się do zwiększania liczby licencji użytkowników, które obejmują szeroki zestaw narzędzi wspierających całość procesów biznesowych i zapewniają spójność pracy zespołów.

W praktyce oznacza to, że wraz z rozwojem zespołu i zakresu działań różnice w całkowitym koszcie systemów szybko się kumulują w zależności od skali firmy mogą to być dziesiątki, a w większych organizacjach nawet setki tysięcy euro rocznie.

Oszczędzanie w firmie

Nie musi oznaczać rezygnacji z jakości ani funkcjonalności. Bardzo często oznacza świadomy wybór modelu, który lepiej wspiera rozwój organizacji.

HubSpot i ZOHO są porównywalne funkcjonalnie. Różnią się tym, jak i kiedy każą za te funkcje płacić.

Jeżeli planujesz budżet na kolejny rok i chcesz sprawdzić, czy obecny system nie generuje ukrytych kosztów warto spojrzeć na to całościowo.

Chcesz porównać swoje obecne koszty z ZOHO?

Pomożemy Ci sprawdzić ile możesz zaoszczędzić.

Napisz do nas! arrow
joanna matejko specjalistka od digital marketingu sales insiders

Specjalistka w obszarze marketing automation i automatyzacji procesów digitalowych. Od ponad 11 lat wspiera firmy w usprawnianiu działań marketingowych – od budowania strategii, przez wdrażanie narzędzi automatyzujących komunikację, po analizę wyników i optymalizację ścieżek klienta. W Sales Insiders koncentruje się na promocji rozwiązań Zoho, automatyzacji w marketingu i efektywnym wykorzystaniu danych oraz technologii.

Joanna Matejko, Digital Marketing Specialist