Jak uporządkować proces akceptacji umów w Zoho CRM?

W wielu firmach przygotowanie umowy to dopiero początek pracy. Prawdziwe wyzwanie pojawia się później, kiedy dokument trzeba przekazać do kolejnych osób, zebrać decyzje i dopilnować, żeby cały proces nie zatrzymał się po drodze.

W teorii wszystko brzmi prosto. W praktyce część ustaleń trafia do maili, część do wiadomości prywatnych, a część zostaje tylko między osobami zaangażowanymi w temat. Po kilku dniach trudno już ustalić, kto ma teraz wykonać kolejny krok, kto podjął decyzję i dlaczego dokument nadal czeka.

Z takim wyzwaniem spotkaliśmy się w jednym z wdrożeń realizowanych w Zoho CRM. Klient potrzebował rozwiązania, które uporządkuje proces akceptacji umów, pokaże go w jednym miejscu i ograniczy ryzyko przestojów wynikających z braku informacji albo nieobecności jednej z osób.

Proces widoczny bezpośrednio w rekordzie umowy

Klientowi zależało na tym, aby proces nie był sztywny i jednakowy dla każdej umowy. Pierwszy etap miał obejmować kilka wybranych osób jednocześnie, a kolejne kroki miały uruchamiać się w zależności od wcześniej podjętych decyzji.

Dlatego przygotowaliśmy rozwiązanie oparte o Zoho Creator, które zarządza logiką całego procesu, a w Zoho CRM jest wyświetlane bezpośrednio w rekordzie umowy jako osadzona strona. Dzięki temu użytkownik nie musi przechodzić między systemami ani szukać informacji w różnych miejscach. Otwierając rekord, od razu widzi, na jakim etapie znajduje się dokument i jak wygląda dalszy przebieg akceptacji.

W panelu widać etapy procesu, przypisane osoby, statusy oraz czas przekazania zadania i podjęcia decyzji. Co ważne, ścieżka akceptacji nie jest liniowa — kolejne kroki uruchamiają się zależnie od wcześniejszych decyzji. Dzięki temu od razu wiadomo, gdzie znajduje się dokument i kto odpowiada za dalsze działanie.

Sam status to za mało

W wielu firmach informacja, że dokument jest „w trakcie”, niewiele mówi. Nie wiadomo, kto aktualnie ma zadanie po swojej stronie, czy decyzja już zapadła, czy temat został komuś przekazany i z czego wynika opóźnienie.

Dlatego w tym wdrożeniu ważne było, żeby pokazać cały przebieg procesu, a nie tylko końcowy status. Panel w rekordzie umowy daje pełniejszy obraz: widać, kto bierze udział w akceptacji, kiedy otrzymał zadanie i czy decyzja została już podjęta. To upraszcza codzienną pracę i ogranicza liczbę pytań o status dokumentu.

Decyzje podejmowane bezpośrednio w CRM

Sam podgląd procesu to jedno, ale równie ważne było umożliwienie użytkownikom wykonywania działań bezpośrednio z poziomu rekordu. Dlatego dla osób z odpowiednimi uprawnieniami dostępne są dodatkowe przyciski, w tym Display Approval Panel, który prowadzi bezpośrednio do panelu akceptacyjnego.

Po wejściu do panelu użytkownik może podjąć decyzję dotyczącą swojego etapu. W tym przypadku dostępne są trzy opcje: Approved, Delegated oraz Rejected.

To jednak nie jest tylko prosty wybór statusu. Do każdej decyzji można dodać komentarz z uzasadnieniem. Dzięki temu w systemie zostaje nie tylko informacja o wyniku, ale również kontekst, który często okazuje się kluczowy przy dalszej pracy z dokumentem.

Jeśli umowa została zaakceptowana, wiadomo, kto to zrobił i kiedy. Jeśli została odrzucona, widać powód. Jeśli zadanie zostało przekazane dalej, historia procesu pokazuje, dlaczego tak się stało. To pozwala łatwiej odtworzyć przebieg akceptacji bez wracania do maili czy dodatkowych notatek.

Nieobecność jednej osoby nie zatrzymuje procesu

Jednym z praktycznych problemów, które klient chciał rozwiązać, była obsługa nieobecności osób uczestniczących w akceptacji. W codziennej pracy to naturalne, że ktoś jest na urlopie, zwolnieniu albo wyjeździe służbowym.

Dlatego w procesie pojawiła się dodatkowa opcja Delegate Absent User, dostępna dla wybranych osób z odpowiednimi uprawnieniami. Pozwala ona przekazać zadanie dalej wtedy, gdy pierwotnie przypisany użytkownik jest nieobecny.

To ważny element całego rozwiązania, bo pozwala utrzymać ciągłość procesu bez ustaleń poza CRM. Delegacja odbywa się w ramach systemu, a informacja o niej pozostaje widoczna w historii działań.

Co dało to klientowi?

Najważniejsza zmiana była bardzo konkretna: proces akceptacji umów przestał być rozproszony i trudny do śledzenia.

Zespół zyskał jedno miejsce, w którym widać:

na jakim etapie znajduje się dokument,
kto odpowiada za dany krok,
jaka decyzja została podjęta,
kiedy to nastąpiło,
jakie było uzasadnienie,
czy zadanie zostało przekazane innej osobie.

To przełożyło się na większą przejrzystość pracy, mniej pytań o status dokumentu i mniejsze ryzyko, że proces zatrzyma się przez brak informacji albo nieobecność jednej osoby.

Proces akceptacji umów w Zoho CRM

Dobrze zaprojektowany proces umów powinien być prosty dla użytkownika, czytelny i odporny na codzienne sytuacje, które pojawiają się w firmie. W tym wdrożeniu udało się to osiągnąć dzięki połączeniu modułu Agreement w Zoho CRM z logiką procesu zbudowaną w Zoho Creator.

Użytkownik widzi cały przebieg akceptacji bezpośrednio w rekordzie umowy, osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą przejść do panelu decyzyjnego, a każda decyzja może zostać uzupełniona komentarzem z uzasadnieniem. W razie nieobecności uczestnika procesu zadanie można też bezpiecznie przekazać dalej, bez zatrzymywania całego obiegu.

I właśnie na tym polega wartość dobrze wdrożonego CRM — system nie tylko przechowuje dane, ale realnie wspiera procesy, z których firma korzysta każdego dnia.

Kacper Krajewski sales insiders wdrożeniowiec zoho crm

Informatyk z wykształcenia, programista z pasji i Product Specialist, który na co dzień rozwija rozwiązania w ekosystemie Zoho. Największe doświadczenie zdobywał, pracując z aplikacjami takimi jak Zoho CRM, Zoho Creator i systemami wspierającymi automatyzację procesów. Łączy wiedzę techniczną z praktycznym podejściem do biznesu, tworząc rozwiązania, które usprawniają codzienną pracę i pomagają firmom działać sprawniej.

Kacper Krajewski, Product Specialist