Jak w Zoho CRM zadbać o odnowienia sprzedaży i nie tracić kontaktu z klientem?

W wielu firmach sprzedaż kończy się w momencie wystawienia zamówienia i zamknięcia tematu. W praktyce jednak to często dopiero początek dalszej relacji z klientem. Szczególnie wtedy, gdy mówimy o licencjach, usługach cyklicznych, abonamentach albo współpracy, do której warto wrócić po kilku miesiącach.

Właśnie z takim wyzwaniem spotkaliśmy się w jednym z wdrożeń realizowanych w Zoho CRM. Klient potrzebował prostego i skutecznego sposobu na to, żeby handlowcy nie musieli ręcznie pilnować terminów odnowień i pamiętać, kiedy ponownie odezwać się do klienta. Chodziło o to, aby system sam wspierał ten proces i podpowiadał, kiedy wrócić z ofertą, przypomnieniem lub propozycją kontynuacji współpracy.

Wszystko zaczyna się w Sales Order

Punktem wyjścia był moduł Sales Orders. To właśnie tam, po zakończonej sprzedaży, dodaliśmy możliwość określenia, czy dla danego zamówienia ma zostać zaplanowany kolejny kontakt z klientem.

Użytkownik może od razu ustawić:

jak często taki kontakt ma się powtarzać,
kiedy powinno nastąpić kolejne odnowienie,
ile razy cały proces ma zostać jeszcze wykonany.

Dzięki temu już przy finalizacji sprzedaży można zaplanować dalsze działania, zamiast wracać do nich dopiero wtedy, gdy termin zacznie się zbliżać. To proste rozwiązanie, ale w praktyce bardzo porządkuje pracę handlowców.
(tu daj zdjęcie rekordu Sales Order z polami: Powtarzalna Sprzedaż, Następne Powtórzenie, Pozostała liczba Powtórzeń)

System sam pilnuje dat

Samo dodanie pól nie wystarczało, dlatego kolejnym krokiem było zbudowanie automatyzacji, która przejmie pilnowanie terminów.

Przygotowaliśmy workflow, który po zmianie ustawień w rekordzie Sales Order automatycznie wylicza datę kolejnego odnowienia. Jeśli użytkownik wybierze cykl miesięczny, system ustawi kolejną datę za miesiąc. Jeśli kwartalny — przesunie termin o trzy miesiące. W przypadku cyklu rocznego zrobi to o rok.

Dzięki temu nie trzeba niczego liczyć ręcznie ani prowadzić dodatkowych notatek poza CRM. System sam aktualizuje datę kolejnego działania i dba o to, żeby nic nie umknęło. Co ważne, jeśli liczba zaplanowanych powtórzeń spadnie do zera, proces kończy się automatycznie. CRM nie tworzy już kolejnych terminów, więc całość pozostaje uporządkowana i działa dokładnie tak, jak została zaplanowana.

Dodatkowy moduł, który porządkuje cały proces

Żeby oddzielić zakończoną sprzedaż od przyszłych działań handlowych, stworzyliśmy także dodatkowy moduł Odnowienia.

To właśnie on przechowuje najważniejsze informacje potrzebne do wznowienia kontaktu z klientem w odpowiednim momencie. Można powiedzieć, że pełni rolę łącznika między zamkniętym zamówieniem a kolejną szansą sprzedażową.

Dzięki temu cały proces jest bardziej przejrzysty. Zamiast wracać do starych rekordów i ręcznie odtwarzać kontekst, handlowiec ma w jednym miejscu zebrane dane, na podstawie których można uruchomić dalsze działania.

Nowy Lead tworzy się wtedy, gdy naprawdę jest potrzebny

Kiedy nadchodzi odpowiedni moment, z rekordu w module Odnowienia tworzony jest nowy Lead. Trafiają do niego najważniejsze informacje z wcześniejszego procesu — na przykład właściciel, firma, osoba kontaktowa czy powiązanie z poprzednią sprzedażą.

To duże ułatwienie, bo handlowiec nie musi zaczynać od zera. Otrzymuje gotowy rekord i może od razu przejść do działania: skontaktować się z klientem, przygotować nową ofertę albo wrócić do rozmowy o przedłużeniu współpracy.

W praktyce taki model oszczędza czas, zmniejsza ryzyko przeoczenia ważnego terminu i sprawia, że CRM realnie wspiera codzienną pracę zespołu sprzedaży.

Zoho CRM wdrożenie proces sales insiders

Co to dało klientowi?

Najważniejsza zmiana była bardzo konkretna: handlowcy przestali polegać wyłącznie na pamięci i własnych przypomnieniach. Zamiast tego otrzymali uporządkowany proces, który sam wskazuje, kiedy warto wrócić do klienta.

To szczególnie przydatne tam, gdzie:

kończą się licencje,
trzeba pilnować terminów odnowień,
relacja z klientem ma charakter cykliczny,
sprzedaż nie kończy się na jednym zamówieniu.

Dzięki temu firma może działać bardziej proaktywnie. Zamiast reagować za późno, może odezwać się w odpowiednim momencie — zanim klient sam zacznie szukać alternatywy albo zanim temat po prostu zostanie przeoczony.

Automatyzacja, która ma sens

Dużą zaletą tego rozwiązania jest też to, że nie tworzy niepotrzebnego obciążenia po stronie systemu. Automatyzacje uruchamiają się tylko wtedy, gdy rzeczywiście są potrzebne. Nie ma tu zbędnych operacji wykonywanych w tle bez powodu.

To ważne, bo dobrze zaprojektowany proces w CRM powinien nie tylko działać wygodnie dla użytkownika, ale też być rozsądny od strony technicznej.

To wdrożenie pokazało, że nawet stosunkowo prosta automatyzacja w Zoho CRM może rozwiązać bardzo praktyczny problem biznesowy. Dzięki połączeniu modułu Sales Orders, dodatkowego modułu Odnowienia i automatycznego tworzenia nowych Leadów udało się stworzyć proces, który pomaga wracać do klienta we właściwym momencie.

A właśnie o to chodzi w dobrze zaprojektowanym CRM — nie tylko o rejestrowanie sprzedaży, ale też o wspieranie kolejnych działań i budowanie długofalowej relacji z klientem.

Kacper Krajewski sales insiders wdrożeniowiec zoho crm

Informatyk z wykształcenia, programista z pasji i Product Specialist, który na co dzień rozwija rozwiązania w ekosystemie Zoho. Największe doświadczenie zdobywał, pracując z aplikacjami takimi jak Zoho CRM, Zoho Creator i systemami wspierającymi automatyzację procesów. Łączy wiedzę techniczną z praktycznym podejściem do biznesu, tworząc rozwiązania, które usprawniają codzienną pracę i pomagają firmom działać sprawniej.

Kacper Krajewski, Product Specialist